Flexwerken tips: zo werk je productief op een flexplek

Een flexplek geeft je vrijheid: je kiest zelf waar en wanneer je werkt, je hebt mensen om je heen en je laat de afleiding van thuis achter je. Maar die vrijheid vraagt ook iets van je. Elke dag een andere plek, wisselende buren en gedeelde wifi kunnen je focus flink onderuithalen. Met deze twaalf flexwerken tips haal je meer uit je dagen op een flexplek, of je nu zzp’er bent of een paar dagen per week buiten kantoor werkt.

Je dag en ritme

1. Kies vaste flexdagen en vaste tijden

Flexibel werken betekent niet dat alles elke week anders moet. Wie vaste dagen en een vaste starttijd aanhoudt, hoeft minder te beslissen en komt sneller op gang. Bovendien leer je zo de vaste gezichten op je locatie kennen. Blokkeer je flexdagen in je agenda alsof het afspraken zijn.

2. Plan je dag in blokken

Verdeel je dag in blokken voor diep werk, overleg en kleine taken. Plan je moeilijkste taak op het moment dat je de meeste energie hebt, voor veel mensen is dat de ochtend. Leg gesprekken en calls bij voorkeur in één blok, zodat je niet de hele dag naar een belcel hoeft te lopen.

3. Kom op tijd voor de beste plek

Op drukke dagen, vaak dinsdag tot en met donderdag, zijn de plekken bij het raam en de rustige hoeken het eerst bezet. Wie vroeg komt, kiest zelf. Kun je bij je locatie een plek reserveren, maak daar dan gebruik van.

Je spullen en je werkplek

4. Gebruik een vaste paklijst

Niets is zo zonde als een halve dag zonder oplader. Houd een vaste tas klaar met alles wat je nodig hebt:

• laptop en oplader, eventueel een powerbank;
• koptelefoon of oordopjes;
• laptopstandaard en los toetsenbord met muis;
• usb-c-hub of adapter voor een extern scherm;
• waterfles en eventueel een lunch;
• notitieboek en pen;
• toegangspas of app van je flexlocatie.

5. Let op je ergonomie

Uren achter een laptop aan een cafétafel is slecht voor je nek en schouders. Zet je laptop op een standaard zodat de bovenkant van je scherm ongeveer op ooghoogte staat, en werk met een los toetsenbord en muis. Kies een stoel die je kunt instellen en zet je voeten plat op de grond. Veel coworkings hebben ook zit-sta-bureaus of werkplekken met een groot scherm; vraag ernaar.

6. Wissel van plek per taak

Een goede flexlocatie heeft meerdere soorten werkplekken. Gebruik ze bewust: een stille ruimte of focusplek voor schrijfwerk en analyses, een open werkplek voor routinetaken en een loungeplek voor informeel overleg. Door van plek te wisselen geef je je brein ook een signaal dat er een ander soort werk begint.

Focus en concentratie

7. Investeer in een goede koptelefoon

Een koptelefoon met noise cancelling is misschien wel het nuttigste hulpmiddel voor flexwerkers. Gesprekken, koffiemachines en toetsenborden verdwijnen naar de achtergrond. Een koptelefoon op is bovendien voor veel mensen een herkenbaar teken dat je even niet gestoord wilt worden.

8. Bel in de belcel, niet aan je bureau

Videocalls aan een open werkplek storen je buren en zijn slecht voor de privacy van je gesprekspartner. Gebruik belcellen of phone booths voor gesprekken en boek voor langere overleggen een vergaderruimte. Check bij het kiezen van een locatie hoeveel belcellen er zijn; op drukke dagen zijn ze anders snel bezet. In zo kies je de juiste coworking space lees je waar je verder op let.

9. Beperk meldingen

Een nieuwe omgeving helpt alleen als je telefoon niet alsnog elke paar minuten je aandacht trekt. Zet meldingen uit tijdens focusblokken, sluit je mail en chat en kijk er op vaste momenten naar. Veel besturingssystemen hebben een focusmodus die je per tijdblok kunt instellen.

Mensen en netwerk

10. Gebruik de community, maar bewaak je tijd

Een van de grootste voordelen van een flexplek zijn de mensen om je heen. Ga mee lunchen, bezoek af en toe een borrel of workshop en stel jezelf voor aan de community manager. Zo ontstaan samenwerkingen, opdrachten en sparringpartners. Spreek wel met jezelf af wanneer je sociaal bent en wanneer je werkt, zodat een gezellig praatje bij de koffie geen uur kost.

Veiligheid en afsluiten

11. Werk veilig op gedeelde wifi

Op een flexlocatie deel je het netwerk met tientallen onbekenden. Neem daarom een paar basismaatregelen:

• Controleer de exacte netwerknaam bij de receptie en maak geen verbinding met netwerken die erop lijken.
• Gebruik een vpn, zeker als je met klantgegevens werkt of als je werkgever dat voorschrijft.
• Zet tweestapsverificatie aan voor je mail, cloudopslag en boekhouding.
• Houd je besturingssysteem en browser up-to-date.
• Vergrendel je scherm als je wegloopt en laat je laptop nooit onbeheerd achter.
• Overweeg een privacyfilter op je scherm als je met vertrouwelijke informatie werkt.
• Gebruik als alternatief de hotspot van je telefoon voor gevoelige handelingen.

12. Sluit je dag bewust af

Wie flexibel werkt, loopt het risico dat werk en vrije tijd door elkaar gaan lopen. Sluit je dag af met een korte routine: schrijf op wat af is, zet de drie belangrijkste taken voor morgen klaar en ruim je plek netjes op voor de volgende gebruiker. De reis naar huis wordt zo een natuurlijke overgang naar je vrije tijd.

Veelgemaakte fouten op een flexplek

Naast wat je wel moet doen, helpt het om te weten waar het vaak misgaat. Deze valkuilen zie je op bijna elke flexlocatie terug:

• Elke dag een andere locatie kiezen. Afwisseling is leuk, maar steeds opnieuw wennen aan een plek kost energie en tijd.
• Je dag vullen met calls. Wie van gesprek naar gesprek gaat, mist juist de rust waarvoor je naar een flexplek kwam.
• Geen pauzes nemen. Door de drukte om je heen vergeet je soms even op te staan. Loop elk uur een rondje of haal water.
• Je plek bezet houden. Een jas op een stoel terwijl je twee uur in vergadering zit, is op een drukke dag niet collegiaal. Houd je aan de huisregels van de locatie.
• Thuis doorwerken. Als je ’s avonds alsnog je laptop openklapt, verlies je het voordeel van een duidelijke scheiding tussen werk en privé.

Snel overzicht: de 12 tips

Thema	Tips
Ritme	Vaste flexdagen, werken in blokken, op tijd komen
Spullen en werkplek	Vaste paklijst, goede ergonomie, wisselen van plek per taak
Focus	Koptelefoon, bellen in de belcel, meldingen beperken
Netwerk	Community gebruiken met duidelijke grenzen
Veiligheid en afsluiten	Veilig op gedeelde wifi, dag bewust afsluiten

De juiste plek maakt het verschil

Productief werken begint bij een locatie die bij je past. Een flexplek met stille zones, genoeg belcellen en goed licht maakt het een stuk makkelijker om deze tips toe te passen. Ben je nog nieuw met flexwerken, lees dan eerst wat een flexplek is en hoe het werkt. Op de kaart met alle flexplekken vergelijk je locaties in Amsterdam op ligging, openingstijden en Google-scores, zodat je snel een plek vindt waar je echt goed kunt werken.

Veelgestelde vragen